セミナーや勉強会、ワークショップなどのイベントを、企画運営してみたくないですか？
人前で講演するのは難しくても、企画・運営に関してはわりと誰でもできるし、やってみたい人はぜひ挑戦してみてほしいんです。
イベントの企画・運営って、実は難しいことではなくて、一つひとつの作業の積み重ねです。だから手順通りにやれば誰でもできるっていう。
わたしはこれまで、10回以上セミナー等のイベントを主催してきました。
というわけで、今回はなつみと式の、セミナーの企画・運営マニュアルをお送りします。
セミナーに限らず、勉強会、ワークショップ等のイベント全般に使えます。
先にメリット・デメリットの話をするので、マニュアルだけ知りたい人は目次から飛ばして読んでくださいね。
もし役に立つと思ってもらえたら、この記事を保存したりシェアしたりしてもらえるとうれしいです。
では、まずはメリット・デメリットからまいりましょう。
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自分でセミナーを企画運営するメリット
「いやいや、大変そうだし、わたしは参加するだけでいい……」という人もいると思いますが、自分で企画するのって、けっこういいんですよ。
だって、自分が話を聞きたい人を呼べるんですよ？
個人的にコンサルしてもらおうと思ったらめっちゃお金かかる場合でも、セミナーにしてしまえば参加者集めてみんなでワリカンですからね。
1人で10万円払うのはきつくても、100人集めれば1人1,000円ですから。20人集めるだけでも、1人5,000円で10万円の人を呼べるっていう。そんなイメージ。
しかも主催者だから、打ち合わせ段階から密にやりとりできるし、当日も前後の時間でマンツーマンで話せます。
もちろん、付加価値を付けることによってセミナーで儲けることもできるでしょう。（セミナーで儲ける方法は詳しくないんで説明できないですごめん）
あと、単純に「イベント企画・運営ができる」っていうスキルが身につくのもメリットだし、それによって刺激を受けて考え方の幅が広がったり、みたいなメリットもあると思います。
自分でセミナーを企画運営するデメリット
メリットを紹介したのでデメリットも書いておこうと思うんですけど、正直そんなに無いですデメリットは。
手間がかかるってぐらいかな。
会場を探して問い合わせて、とか、申し込みページを作って、とか。
まあこのへんが面倒くさい人には無理かもしれないです。
けど、難しいことはひとつも無いんですよ。クリエイティブな要素はゼロで、1つひとつの作業を積み上げるだけでできるっていう。
もちろん自分なりの工夫とか、クリエイティブな感覚でブラッシュアップしていくこともできますし。
未経験の人であれば、面倒臭さのデメリットより、勉強になるとか経験になる等メリットのほうが大きいと思います。
以下からマニュアルを掲載するので、経験してみたい人はぜひ挑戦しましょう！
繰り返しますが、2023年現在、講演料無料キャンペーン中ですので、講師はわたしができます。練習がてら使ってくださいね。
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無料で講師やります。負担いただくのは京都駅からの旅費交通費だけです。わたしの主催経験をもとに、イベント企画のサポートもできるので不安な点はご相談くださいね。
イベント企画・運営マニュアル①全体スケジュール
お待たせしました、本題です！
けっこう長いので、はじめはざっと見出しだけ見て全体像だけ把握するだけでいいと思います。何回か繰り返し読みながら、少しずつ理解すればOKです。
イベント企画・運営の手順は以下の通りです。
- 開催日と開催エリアを決める
- 会場を申し込む
- LP作成（省略可）
- 申込みフォーム作成
- 申込開始（約2か月前）
- 講演内容のすり合わせ・確認
- 当日スケジュール作成・司会原稿作成
- 備品準備
- 当日の対応
- 反省会
以下から詳しく説明していきます。
なお、手順は一例というか、実際には順番が変わることはあります。「会場ありき」で企画して後から開催日を決めるとかね。でも基本はこの流れで進めるといいです。
あと、今回は「すでにメインイベント（呼びたい講師）が決まっている」という前提で進めさせていただきます。誰を呼ぶかを、何をするかを決めたところからの手順です。
開催日と開催エリアを決める
イベント企画が立ち上がったら、開催日と開催エリアを決めましょう。
準備にも時間がかかるので、3か月以上先の日付がおすすめです。
講師を呼ぶ場合、まずは講師のスケジュールを押さえないといけないので、会場が決まっていなくても、とりあえず「いつ・どのへんで」だけは決めてください。
「いつ、どのあたりでやるか」を決めてしまえば、ティザー告知（ちら見せ宣伝）もできます。
どのあたりというのは「東京」とか「福岡」みたいな都市名です。
ここから申込みフォーム作ったりいろいろしていくんですけど、SNSとかで少しずつ告知しておけば、興味ある人はその日のスケジュールを空けておきますよね。
エリアと日時だけ決めておくことは講師にとっても必要だし、興味がある人のスケジュールも確保してもらいやすく、集客にとってもプラスです。
会場を申し込む
次に、会場を押さえましょう。基本、セミナー等のイベントをするということはそこそこの都市部だと思うので、会場候補も複数あると思います。
その中から、その日時で空いている会場を探します。
会場規模の設定ですが、慣れないうちは、なるべく安く、小さめの会場がいいと思います。多くても定員20～30人ぐらいのイメージ。
100人規模とかの会場だと料金も高いし、集客も大変です。はじめからそんな集客力のある人（＝すでに実績抜群で講演料が高い人）を呼ぶのも大変でしょ？
はじめの2～3回ぐらいまでは、練習感覚というか、こぢんまりと始めて徐々にステップアップするのがいいと思います。
なお、会場ごとにいろいろと条件は異なりますが、はじめはあまり深く考えなくていいです。備品の種類・数、飲食の可否とかね。
はじめのうちはとりあえず気軽に選んで借りてみて、その会場で不便があれば次回から少しずつ自分のこだわりを追加していけばいいです。
小規模な勉強会であれば飲食店の個室を使わせてもらう方法もありますよ（各自の飲食代だけ払えば会場費は不要とか）。
LP作成（省略可）
LP（ランディングページ）の作成です。ここは省略OKというか、申込フォームにいろいろ書き込めるなら、LPと兼用できます。
LPを作るなら、もしすでに自分（自社）のWebサイトがあるなら、それでOKです。ブログとかでも。
自分のサイトやブログが無い場合はペライチがおすすめです。初心者でも、直感的な操作でLPが作れます。
ホームページ作成なら初心者でも作り方かんたんなペライチ
LPに限らず、何かしらホームページ、公式サイトとか作れます。ドメインとってサーバー借りて…みたいなのを飛ばして簡単に作りたい人、直感的な操作で作りたい人におすすめ。
LP（ランディングページ）っていうのは、商品を売るための、すごく縦長のWebページのことです。
化粧品とか脱毛サロンとかのキャンペーンページとか、ああいう、なんかひたすらスクロールしていくと「今すぐ申し込む」みたいな緑色のボタンが定期的に出てくるやつ。
セールスライティングの練習にもなりますし、ちょっとがんばって作成してみてください。
自分が過去に参加したセミナーのLPとか、最近ネットで買った商品のLPとかを見て、流れを真似するといいですよ。
申込みフォーム作成
LPの「今すぐ申し込む」を押した先のページが申込みフォームです。
申込みフォームもいろんな方法があるんですけど、選択肢を整理するとこんな感じ。
- 申込と決済が別：メールフォームやGoogleフォーム＋銀行振込等
- 申込と決済をまとめて管理：PeatixやPassMarket
- 申込と決済をまとめて管理：自社サイトで自作（ペイパル埋め込み等）
最初は、多少手数料を払ってでも、PeatixやPassMarketをおすすめします。
申込と決済の機能がまとまっていて、使い勝手がとても良いからです。
手数料が安いのはPassMarketですが、知名度が高いのはPeatixです。知名度が高いサービスのほうが申込者にとっては安心感があるので、はじめはPeatixがいいかなと思います。
いずれも、申込ページにしっかり文章を書けるし装飾もいろいろできるので、LPとしての機能もあります。
1番目の選択肢は、申込と決済の機能が別のパターン。
普通にお問い合わせフォームとかを使って、参加者の名前とかを入力してもらって、申し込んでもらった人にメールで「こちらに振り込んでください」って言って振込を確認して……というスタイルが、一番お金はかかりません。めっちゃ面倒くさいですが。
めっちゃ面倒くさいっていうのは主催者だけの話ではなく申込者にとっても面倒くさいので、離脱される確率が高くなるんですよね。
3番目の自作は、上級者向けです。
申込開始（約2か月前）
LPや申込フォームが完成したら、いよいよ申込開始です。
申込期間は長めにとれるほうがいいです。あんまり直前だと、スケジュール調整ができない人が多くなってしまいます。
約2か月前ぐらいには申込開始できるように準備しましょう。
自分のブログやSNSに書いて、宣伝します。また、周りに興味がありそうな人がいたら、直接LINEやメールで誘ったりもしてみましょう。
講師にも、申込みフォームやLPを送り、申込開始日は共有しておいてください。
SNSやブログを持っている講師であれば、講師も宣伝するはずです。
講演内容のすり合わせ・確認
肝心のメインイベントの内容についてのすり合わせや確認も必要です。自分自身で講師をする場合はここも全部自分でやるので大変です(笑)。
講師と打ち合わせを設定して、内容をすり合わせたり、確認作業をしていきます。
わたしが講師をする場合は、依頼時にしっかりすり合わせをさせてもらって、あとは当日までにスライドを共有するぐらいのライトな感じです。
個人的には、打ち合わせにムダな時間をとられるのが苦手なので、1時間以内ぐらいかな。
まあ、ムダ時間で言えばDMのやりとりだけで済むといえば済むけど、直接話すほうが温度感とかが伝わるから話す意味も絶対にあるんですよね。
必要なやりとりはDMでしつつ、1～2回はzoomで打ち合わせができるといいかなと思います（近くなら対面でも）。
当日スケジュール作成・司会原稿作成
当日の段取りを作っていきましょう。
当日スケジュールはしっかり資料にまとめておき、講師や、ほかにスタッフがいればスタッフにも共有できるようにしておきます。
準備段階ではGoogleスプレッドシートとかで確認して共有設定にしておき、当日はプリントアウトしたものをスタッフに配布します。
といってもはじめはスタッフとかは基本いらないです。もし手伝ってくれる知り合い・友達がいれば、司会や受付を頼むといいかな。
当日スケジュールについては後述するので、それを参考にタイムスケジュールを作成しておいてください。
司会原稿も、あったほうがいいと思います。と言っても開会の挨拶と注意事項（撮影禁止ですとかトイレはどこどこですとか）、閉会の挨拶ぐらいかな。
場馴れしている人なら原稿要らないぐらいですが、慣れていない人はしっかり原稿を作っておくと安心です。
多分、You Tubeとか観ればセミナー動画を無料公開している人とかいるので、そういうのを見て司会の人が何を話しているか確認するといいと思います。
備品準備
イベントで使用する備品を準備しましょう。
基本的な準備リストはこちらです。
- プロジェクター
- スクリーン
- プロジェクターとPCをつなぐための接続端子（必要なら変換器も）
- ホワイトボードとマジック
- ワイヤレスマイク2本
- 会場誘導用の貼り紙
- ワイヤレスポインター
- ストラップ付き名札ケースと紙、ペン
- PC
- 必要なら宣伝用のチラシや即売会用の商品等
- スライドの冊子or共有リンク
- アンケート用紙orGoogleフォーム
会場の備品として何があるか、こちらで何を用意するか、講師の方に用意してもらうものはあるか？といったところを確認しながら進めてください。
接続端子は、HDMIが主流だと思うんですけど、今でもVGAの場合もあるかも。会場に確認しましょう。
PCは誰のものを使うか（自分のを持参するか講師のものを使うか）も決めておくと良いでしょう。
あとは、スライドを印刷して配布するならそれも必要だし、アンケートも紙で配るなら準備が必要。
アンケートは集計が面倒なのでわたしはGoogleフォームが好きですが、不慣れな人だと回答してくれないので、はじめは紙のほうがいいかもです。
当日の対応
ついに、イベント当日です。当日は後述するタイムスケジュール通りに進行しましょう。
と言っても、イベントにトラブルは付き物です。
どれだけ入念に準備していてもトラブルはあるので、そこはうろたえず、冷静に対処していきましょう。
うろたえてしまうと二次災害など重大な問題につながってしまうので、焦らずに対処する、周りを頼る、というのが基本です。
トラブル対応という意味では、はじめはイベント慣れしている講師を呼ぶのが良いかも。
正直、はじめからトラブル対応要員として呼ばれるのは嫌ですけど笑、素人だらけで進行して大トラブルになるよりは、少し謝礼を余分にお支払いしてでも慣れた講師に頼むと良いんじゃないかなと思います。
反省会
イベント終了後は、反省会をおこないます。
スタッフを頼まず1人ですべて運営したとしても、しっかりと時間をとって、アンケートも読んで、反省会を実施しましょう。
講師にも、フィードバックをもらうと良いと思います。
イベント企画・運営マニュアル②当日スケジュール
ここからは、当日の段取りです。
- 会場入り
- 全体ミーティング
- 会場設営
- 備品準備、チェック
- 講師打ち合わせ
- 受付開始
- 開始・開会挨拶と注意事項説明
- メインイベント
- 閉会挨拶
- 片付け・撤収
- 打ち上げ
詳しく説明していきますね。
会場入り
受付開始時刻の30分～1時間程度前に会場入りします。
会場に入れる時間は決まっているので早く行き過ぎても入れないんですが、ある程度余裕を持って周辺には到着しておきましょう。
わたしの場合は、会場から徒歩圏のホテルに前乗りしたり、もしくは入り時間のさらに30分～1時間前には周辺に到着して、カフェで待機したりしています。
全体ミーティング
スタッフが揃ったら全体ミーティングです。講師の入り時間は、事前に打ち合わせをしたければスタッフと同時刻に来てもらってください。
直前の打ち合わせが不要であれば受付開始時刻ぐらいに来てもらえばOKです。
全体ミーティングでは、当日の流れを確認し、備品の扱いやキャンセル状況の共有などをおこないます。
会場設営
会場の設営をおこないます。
イベントの形式によって机やイスの配置も異なります。
基本的なセミナースタイル（学校の教室と同じ形式）のほか、給食時間のように数人ずつのグループにするワークショップ形式や、講師を囲む形になるコの字やロの字があります。
とりあえずはセミナー形式で良いと思います。
受付場所の設営や、誘導用の貼り紙なども準備します。
備品準備、チェック
備品がすべて揃っているかを確認します。機材の動作チェックやプロジェクターの設定などもおこないます。
また、ホワイトボードを使用する場合はマジックのインクがちゃんと出るかも確認してください。
わたし自身は、ホワイトボードを使いたいときは自分でマジックを持参していますが、そうでない講師の方も多いと思うので、基本は運営側で用意しておいてください。
講師打ち合わせ
講師との打ち合わせをおこないます。タイムスケジュールの確認やプロジェクターの設定、動作の確認など。
また、打ち上げや懇親会の予定があれば、それについても再度共有しておきます（講師に参加してほしい場合は事前に誘っておくのが理想です）。
なお、講師が懇親会や打ち上げに参加するとは限りません。たとえ飲食代をこちらで負担するとしても、タダ働きになるから嫌だと感じる人もいます（わたしも知り合いでも無い人に誘われたらその分の報酬がほしいと思うこともあります）。
受付開始
受付開始時刻には、受付スタッフは受付場所にスタンバイしましょう。
スタッフが複数いる場合は建物の外やエレベーターホールなどにも誘導のためのスタッフを配置することもあります。
また、参加者がスムーズに会場入りできるよう、SNSでも建物の外観写真や入り口の場所の写真などを共有しておくとわかりやすいです。
あえてSNSでシェアすることによって、「盛り上がってる感」を演出できて、今回参加しなかった人にもアピールができます。
会場には音楽を流しておくのがおすすめです。
シーンとしているよりも音楽があるほうが会話がしやすいです。テンションがあがるような明るめのプレイリストを選びましょう。
ワークショップなど参加者同士の距離が近いほうが良い場合は、大きめの音量にしておくと自然と距離が近づきます。
開始・開会挨拶と注意事項説明
定刻になったら、開会の挨拶をおこないます。遅刻者がいても待ったりせずに、時刻通りに進めましょう。
主催者として、開会挨拶はしたほうがいいです。司会スタッフがいる場合は、あとは司会スタッフが進行します。
はじめに、注意事項の説明をしておきます。撮影録音の可否や、「質疑応答の時間があるので、質問がある方は最後にまとめて質問してください」とか「お手洗いは●階にあります」とか、あとは飲食の可否とか。
スタッフが複数いる場合はスタッフの紹介もして、「困ったことがあればスタッフに声をかけてください」と案内しておきます。
スタッフとわかるように、腕章を付けるとか名刺のストラップの色を変えるとか、工夫してもいいですね。
メインイベント
メインのイベントの時間は、基本は講師が進行します。
運営側もせっかくなので楽しみましょう。
質疑応答の時間は、スタッフが進行しても良いですが、講師が仕切る場合もあるので事前に決めておくと良いです。
質問者にマイクを届けるのはスタッフがおこないましょう。
閉会挨拶
メインが終わったら閉会の挨拶をします。簡単な感想と、講師や参加者への感謝の言葉を述べます。
また、アンケートへの記入もお願いしましょう。
紙のアンケート用紙の場合は、回収方法も案内します（座席に置いておいてくださいとか、受付場所の回収ボックスに入れてくださいとか）。
片付け・撤収
終わったら、片付けをしましょう。
会場の使用時間は決まっていると思うので、それまでに完全撤収しましょうね。
会場のルールを守れないと次回以降借りれなくなることもあるので、備品の片付けや返却はスムーズにおこない、退出時刻も厳守しましょう。
参加者の方がなかなか帰ってくれない、ということもあるようですが、スタッフが片付けを始めれば帰ってくれる方が大半ですし、最終的には丁寧に声掛けして帰っていただきましょう。
開始前とは逆に、音楽は流さずシーンとさせておくと終わった感が出るので、参加者がスムーズに帰っていただけます。
打ち上げ
イベントが終わったら、打ち上げはしたいですね。わたしはお祭り人間なので、基本、打ち上げが大好きです。
と言っても、講師の参加は義務ではないので、講師が不参加でも怒らないでね。来てくれたらラッキーという感覚で。
＊＊＊＊＊
以上がセミナー企画・運営マニュアルです。すごく長くなっちゃった。
これでも、実際に進めていくと疑問とか出てくるかもしれないですけど。
わたしが講師として関わらせてもらう場合は、こまごました疑問は質問してもらったらいいので、ぜひ活用してください。
イベント企画・運営マニュアルを無料公開する理由
こういう有料で売ってそうな情報をブログで無料公開する理由をお伝えしておきます。
何か裏があるんじゃないかって思いますもんね。
理由は2つあって、1つは、シンプルに「みんなやってみればいいと思う！」って心の底から思っているからです。
わたしは自分ができたことについて、「これめっちゃいいよ！みんなもやろうよ！」って言いたい癖があるんです。だから言ってます。やるかどうかを決めるのは言われた側の人なので。
もう1つは、「わたしがセミナーに呼んでほしいから」です！！
コロナ禍のあいだ、個人的にもけっこうプライベートで過酷な時期がありまして、仕事がほとんどできなくなったんですよね。
昨年末頃から復帰したんですけど、以前のようなバケモノ並のエネルギーは回復していないというか。
イベントの企画運営は難しくない、手順通りやれば誰でもできるとは言うものの、わたし1人で企画・運営・講師って、めっちゃしんどいんですよ。
過去に全国9か所で開催した超実践セミナーなんて、スポンサーも付けていたのでその募集や対応もしないといけなくて。
だから、「わたしは前でしゃべるのをがんばるから、企画運営を誰かやってくれないかな～」っていうのが本音です。
運営方法はここで紹介した通りです。わからないことがあれば適宜相談には乗れます。
ので、自分でセミナー等の運営をしてみたい方、経験値を増やしたい方、ぜひ挑戦してみませんか？
1回やってみれば、次からはグッとラクになります。
今後、自分が話を聞きたい人・会ってみたい人がいたら、自分でイベント企画してその人を呼べるようになりますよ。
やってみようかなと思った方は、相談だけでも、気軽にメッセージください。
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現在、なつみと講演料無料キャンペーン中です。旅費交通費だけもらえたらどこでも行きます。
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