お仕事でメールを書くのが苦手、という人はけっこう多いようです。
友達や家族とのLINEなら大丈夫だけど、それでも書くのに時間がかかるし、電話のほうが早いと思っている。
それがビジネスメールになるとさらに大変で、ウンウン唸って時間をかけて書いているけれど、もっとすらすら書けたらどんなに良いだろうって。
メールを書くのが苦手な方の「つまずきポイント」とはこれだと思います。
- 冒頭と締めの挨拶を選ぶのに時間がかかっている
- 本題の内容がうまくまとまらない
- 本題の文章がきれいにまとまらない
それぞれ、詳細と解決策について以下から説明します。
冒頭と締めの挨拶を選ぶのに時間がかかっている
お仕事のメールだと、ビジネスライクなご挨拶文が入りますよね。「これ、本当にいる？」と思いながら、みんな書いてると思う。
「せーの！」でやめてしまえるといいんですけどね。
でも世の中いろんな人がいるから、きちんと書いているのが無難です。
が、挨拶文にもいろんなバリエーションがあり、どういう人にどういう挨拶文を送るべきなのかを決めるのが難しい。
毎回ググって挨拶文例を物色するのに時間をかけてしまっていませんか？
メールをスムーズに書きたいなら、挨拶文はある程度決めてしまうことをお勧めします。
「お世話になります。」なのか「お世話になっております。」なのかを迷う人もいますが、どちらもたいして変わりません。
結びの文も、返事がほしいなら「ご確認よろしくお願いいたします。」でいいし、返事が要らないなら「引き続きよろしくお願いいたします。」でいい。
こだわりだせば迷うのは当然です。
時候の挨拶とか入ってたらかっこいいな、とか、気の利いた一言を入れたいな、なんて考え始めると、当たり前に時間がかかります。
優先したいことを決めましょう。両方は無理です。
短時間でスムーズにメールを書きたいのか？
それとも気の利いたかっこいいメールを書きたいのか？
気の利いたかっこいいメールが書きたい場合は、覚悟を決め、英会話を勉強するように繰り返し訓練していくしかありません。
本題の内容がうまくまとまらない
「前後の挨拶文はそれっぽく書くとして、肝心の中身が、何を書けばいいのか分からなくて時間がかかる」っていうパターン。
内容がまとまらない場合、文章を書く以前に、メールの目的をしっかり定めてほしいです。
「◯◯さんにメールしなきゃ」ってぐらいの認識しかなくて、メールをする目的が言語化されていないから、メールも書けないんだろうなと。
頭の中で、もしくは口に出してもいいし、メールをする目的を整理してみてほしいです。
日時の調整をしたいのか、資料の確認をしてほしいのか？
一言でまとめられなくてもいいし、目的が複数あるなら箇条書きにするのもわかりやすいです。
ぼんやりとした目的を、まずは話し言葉や単語だけ、箇条書きでいいので、言葉にしてみると、伝えるべきことがわかります。
本題の文章がきれいにまとまらない
目的はわかった、でも、それを文章としてきれいにまとめることができない、という段階です。
これはですね、わたしは、きれいに書く必要は無いと思います。
きれいに、というのが抽象的ですが、要は、完成度の高い文章、読みやすく整った文章ということなのだと思います。
ただ、この世にライターという仕事があることからもわかる通り、文章を書くことはひとつの職能です。
ライターじゃない人がきれいな文章を書けないことの、何が問題なんでしょう？
整った文章よりも、大事なのは相手に正しく伝わることです。
極論、伝えたいことを箇条書きのまま書いちゃってもいいんです。
書くのは、「以下3点についてご確認ください」って書いて箇条書きにすれば、これ以上無いぐらい正しく伝わります。
逆に、あーだこーだと文章にすると、読むほうも負担がかかり、誤解が生じる恐れもあります。
ビジネスメールの場合、文章がきれいかどうかより、正しく伝わることのほうが絶対に大事ですよね。
たしかに、文章が上手だとメールの相手から賢そう、かっこいいと思われるかもしれません。
でも、「賢そう」と「賢い」は別物です。賢い人ならちゃんと伝わりますし、賢くないのに賢そうに見せてもどこかでボロが出ます＾＾
まずは伝わるメールを書く。これが最優先です。
AIに書いてもらってもいいかも？
ChatGPTに書かせればいいのでは？というアイデアもありますよね。
たしかに、伝えるべき内容さえ決まれば、ChatGPTなどのAIに文章を整えてもらうことはできます。
ただ、個人的にはあまり好きじゃないですが。
AIが書いた文章をさらに微調整できるならいいんですが、文章の良し悪しが判断できない人だと、絶妙にむずむずする文章をそのまま送っちゃいますよね。
まあ、内容がしっかり伝わるならなんでもいいのでそれでもいいんですけどね。
でも、それなら箇条書きで良くない？とわたしは思ってしまうのでした。
上達のためには結局まずは効率化
あなたが、実家ぐらしの暇な学生ならいくらでも時間をかけて勉強できるんですけど、多分そうじゃないですよね。学生さんなら、今のうちにしっかり勉強しておこうね～。
忙しい中でメールの書き方をブラッシュアップしたいのであれば、まずは効率化が必要だと思います。
まずは効率よくささっとメールを書けるようになってほしいです。
ここまで紹介したような、手っ取り早くいい感じに書くための方法を実践してください。
そうなるとメールを書くことへの抵抗感が減らせます。
効率よくメールが書けるようになったら、メールを書く頻度も増えます。
すると、自然と試行錯誤の回数が増えて、上達します。
結局は書くしか上達法は無いんだけど、はじめからガチガチにあれもこれもって逆に効率が悪いです。
ハードルをぐんと下げて、少しの努力で継続できるやり方にすることで、徐々にハードルが上げられて、着実にスキルアップすると思っています。
メールが苦手な方の、なにかヒントになれば幸いです。
