もうだいぶ前になりますが、わたしは2014年に、息子が通う小学校でPTA本部役員をやりました。
本部役員と言うとすべてのPTA役員の中でももっとも大変な役割でして、推薦委員を見かけたら逃げ出す人も多いはずです(ﾟーﾟ*)
※うちの小学校では、推薦委員が来期の本部役員候補者を探す、という感じでした。
本部役員は、やらずに済むならそりゃいいです。
でも、もしやることになってしまったら？
1年間本部役員を経験したことでいろいろな気づきがありました。
「このやり方いいな！」と思ったこと
「もっとこうすれば良かった」と思ったこと
それをここに共有しておきたいと思います。
結論から言えば、わたしは本部役員の仕事は超楽しかったし、世間のイメージほど大変ではありませんでした。
なぜそう言えるのかも、読んでいただければわかってもらえると思います！
【1】分業制にして負担を軽くする
うちの小学校の場合、本部役員はこんな構成になっています。
会長 1名
副会長 2名
総務 2名
会計 1名
会計監査 2名
※わたしは総務
わたしが本部役員をした年は、専業主婦率が驚異の0％！ 必然的に、時間は限られます。
それぞれが自分の役割に集中し、全体像を把握している人はいませんでした。笑
副会長がざっくりと全体を把握した上で、各役員に必要に応じて指示を出します。指示を出された人は、その仕事をします。
副会長は全体像をざっくりと把握しているけど細かいことは分からない。
他の役員は自分の役割については詳しいけど全体像は分からない。
こんな状態です。
だから、次年度の本部役員さんに質問されたときも、「あ～、それは〇〇さんじゃないと分からないですねー！」って答えるしかなかったり……。
でも、それでいいと思います。
みんなで顔を突き合わせて全体像を把握していくというのは、時間が限られている中ではやらなくていい。
【2】配布プリントは極力なくす
総務2名のうち、1名は議事録をとったり、次年度用引継ぎ資料を作ったりする役目。もう1名は、主に配布物を作成したりする役目でした。
わたしは「主に配布物を作成する」方の総務だったのですが、けっこう配布物を減らしました。もちろん独断ではないですけど。
配布プリントの準備って、本当に大変なんですよ！
日付や名前に間違いがあってはダメだし、個人情報に関するものだと1枚ずつ封筒に入れたりして……。
で、がんばって作ったプリントも、読んでない人が多い。
ちゃんとプリントに書いてあるのに、何度も質問を受けたりして、途中からうんざりしてきました。笑
「このプリントは全員に配らなくても、学年委員だけで良くない？」とか、
「これは内容が重複してるから4月に1回配ればもう良くない？」とか、
そんなことを言いながら減らしていきました。
まだまだ減らせたと思います。
【3】他の委員の仕事に介入しすぎない
本部役員は全体を束ねる役割があるんですが、かと言って、各委員の活動内容に精通している必要はありません。
必要以上に指示出しをしてしまうと、各委員さんも「本部さんが教えてくれるから」と油断して、自分たちで活動する力を失ってしまいます。
各委員さんが自主的に動いてくれるようにならないと、本部役員はきついですよ。いちいち聞かれると思うので。
一応、年度初めに活動予定を提出してもらったり、年度終わりに活動内容の報告をしてもらったりはします。
でも、本部役員はそれらの資料をまとめて持っておく、というだけでいいですよね。
わざわざすべてに目を通して把握する必要なんてない。
聞かれたときだけ、過去の報告資料をあたって答えればいいんじゃないでしょうか。
【4】本部会は夕方に設定する
わたしたちはとにかく仕事が忙しかったので、昼間に本部会なんてできませんでした。
必然的に夕方になるんですが、夕方だと時間制限があるので早く終わります。
昼間だと、ついゆっくりしちゃうし、やらなくていいことまで気になったりして、キリがない。
昼間の本部会はゆっくりできて楽しいだろうな、とも思うのですが、メンバーに働くママが多い場合は、絶対夕方にやった方がいいです。
限られた時間の中で効率的に働くので、濃い時間になりますよ。
蛇足ですが、本部会のときはお菓子とか持ち寄ってやるのもおすすめです。和みます。
【5】連絡はLINEやグループチャットを活用する
本部役員同士の連絡は、はじめにLINEグループとか作っておくのがおすすめです。
メールで一斉送信でもいいんでしょうけど、断然LINEのほうが便利ですよね。
もちろん、チャットワークでもSlackでもいいんですが、ママたちの多くはLINEやってるので一番スムーズ。
ま、メンバーによってはLINEやってないどころか、わたしが本部役員をしていた当時はまだガラケーですって人もいますけどね……。
【6】カレンダーの共有をする
これ、やっておけば良かったなと思っています。
Googleカレンダーとかで共有カレンダーを作っておけば、行事予定がすぐ分かって便利じゃないですか。
「○日までに買い出し」とかも書いておけば分かりやすいし。
はじめに設定だけしておけばあとは各自予定を打ち込んでいくだけなので手間もかからないですよね。
仕事していて時間にゆとりのないメンバーばかりだと、「あっ……」っていうことも多発しがちなので、通知機能も活用することをおすすめします。
【7】各委員長と連絡をとりやすくしておく
本部役員同士だけでなく、各委員長との連絡手段も先に整備しておく方がいいです。
昔からの慣習で、せっかく全員が出席するような4月の実行委員会でも、なぜか電話番号しか聞いてないんですよね。
年度はじめは本部役員もまだテンパってるので、後になって「LINE交換しておくべきだった……」みたいになります。笑
LINEとかPCのメールアドレスも聞いておけば、委員宛ての連絡はいちいちプリントを作らなくて済むので楽になりますよ。
4～5月に開催される全体の実行委員会のときに、LINEのIDやPCメールアドレスを記入してもらう一覧表をまわして、委員会中に記入してもらうといいかも。
【8】配布物は1クラス分ずつ印刷する
全体に配布するプリントを印刷するとき、わたしずっと「全体の家庭数」で印刷してたんですよ。予備とか先生に配布する分も合わせて、約300部を一度に刷ってました。
でも、後から各クラス分を手作業で数えて輪ゴムで留める、という作業、ムダだったな……と。
うちの小学校は1学年2クラスだけなので、全学年でも12クラスしか無いんですよね。
全クラス分をポチポチと1クラス分ずつ印刷する手間も相当なものですが、手作業で4人がかりとかで数えるのに比べたらマシです。
ていうか、それだけ「全家庭宛て」にプリントを作るのはけっこうしんどい作業なので、そもそも配布するプリントの数自体を減らしたほうがいいんですよ。
【9】PTA用のWebサイト・メルマガがあるとうれしい
これは任期中から思っていたことなんですが、そこまで手が回らなかった……。
一応、PTA用のWebサイトはあるんですよ。完全に死んでる状態でしたが！
これを復活させて、PTAからのお知らせを全部掲載しちゃえば、そもそも「プリントを配布する」というしんどい作業をなくせるのではないか、と。
で、新たなお知らせはメールで送る。
メールを破棄しちゃった、という人はWebサイトを見ればいいので安心。
うちの小学校では学校からのお知らせは一部メールにて来るようになっています。
つまり、全家庭がメールを受信している。
ということは、PTAからのお知らせもこれでいけるんじゃないの？ と思うんですけどね……。
【10】飲み会を開催する
はい、大事です！
昼間に集まれる方ならもちろんランチ会でいいんですけど、わたしの年はランチ会なんて一度もやりませんでした。
でも、飲み会はありました。数回だけですけどね。
飲み会があるとお互い打ち解けます。仲が良いほうが楽しいですもんね。
あまりべったり仲良くしてしまうとそれはそれでトラブルが起こりそうな予感がしますが、普段はゆっくりしゃべる暇がなかったので、飲み会は良い機会でしたよ。
もちろん、お酒を強要するつもりはまったくありません。
飲みたい人は飲みながら、ジュースがいい人はジュースで、楽しく盛り上がれる宴会があるといいねって話です。
まとめ：本部役員は「いかに仕事を減らすか」
本部役員に限らず、PTA役員の仕事って
「前年と同じことをそのままやる」
ってなりがちですよね。
「昭和か！」って突っ込みたくなるような古いやり方がたくさん残っています。
もう21世紀、ていうか令和なのですから、今の時代に合ったやり方に変えていったほうがいいのではないでしょうか。
効率化できるところはまだまだ残っているはずです。本部役員は、それなりの権限を持っています。
せっかくやるなら、もっと効率化を進めてみませんか？
大変なことに変わりはないけど、もっとマシにすることはできるはずですよ。
